Autorinnenbeitrag: Mit diesen drei Tipps klappt es mit der internen Kommunikation
Früher oder später ist fast jedes Unternehmen von strukturellen Veränderungen betroffen. Doch egal, wie viel Mühe in der Umsetzung steckt: Bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern kommen die Veränderungen nicht immer gut an. Die Gründe dafür liegen nicht nur in den Änderungen selbst. Auch die Art und Weise der Kommunikation hat einen erheblichen Einfluss darauf, wie Neuigkeiten und Veränderungen auf- und angenommen werden. Besonders interne Kommunikation erscheint oft als zu offensichtlich, um darin verstärkt Zeit zu investieren. Doch der Teufel liegt im Detail: Es gibt einige kleine, nichtsdestoweniger jedoch bedeutende Punkte, die Geschäftsführer und Kommunikatoren beachten sollten:
1. Jedes Projekt muss einem Plan folgen
Ressourcenknappheit ist für viele Unternehmen ein ständiger Begleiter. Das gilt auch und insbesondere bei internen Projekten. Doch falscher Ehrgeiz kann Projekterfolge gefährden. Darum dürfen Organisationen den Aufwand für einen Projektplan nicht scheuen. Einfach erscheinende Fragen wie „Was ist das Ziel?“ und „Welche Schritte müssen wann erfolgen?“ erhalten so die notwendige Aufmerksamkeit. Je nach Größe des Projekts ist der entsprechende Plan mehr oder minder aufwendig. Eines jedoch sollte er immer enthalten: einen ausgeklügelten Zeitplan. Denn es ist von größter Bedeutung, wann genau was kommuniziert wird. Feste Zeitpunkte, zu denen verschiedene Gruppen wie Vorstände und die Mitarbeiterschaft informiert werden, müssen definiert sein. Der Zeitplan muss finalisiert sein, wenn die Kommunikation ausgerollt wird und Puffer beinhalten, um Unvorhergesehenes auffangen zu können. Auch die Frage, wer vorab über welche Timings informiert wird, muss geklärt sein. Dabei sollte auch an Abteilungen, die nicht sofort ins Auge fallen, gedacht werden – wie HR oder IT.
2. Mitarbeiter aktiv einbeziehen
Egal, für wie innovativ die eigenen Ideen auch gehalten werden: Unternehmen sollten Entscheidungen nicht allein treffen, sondern ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Boot holen. Wer alles im kleinen Kreis entscheiden möchte, vertut die Chance, wichtige Einwände oder Feedback aus dem Team zu erhalten. Der Einsatz wird sich zu einem späteren Zeitpunkt bezahlt machen. Denn wer Ideen nicht von Beginn an den Anforderungen und Gewohnheiten der Kolleginnen und Kollgen ausrichtet, riskiert Verzögerungen geplanter Prozesse oder die Ausführung sinnloser Arbeitsschritte.
Ein Beispiel: Die Geschäftsführerin einer Industriefirma möchte einen Unternehmensblog einrichten und ihn mit Inhalten füllen, die die Mitarbeiter erstellen werden – schließlich sind sie Expertinnen und Experten auf ihrem Gebiet. Bei der Kommunikation des Projekts steht die Geschäftsführung jedoch vor ungeahnten Problemen: Einige Kollegen trauen sich die Aufgabe fachlich nicht zu, andere wissen nicht, wie Expertenbeiträge erstellt werden. Briefings sind also ebenso notwendig wie eine konkrete Einarbeitung – ein Aufwand, der zuvor nicht bedacht wurde, allerdings leicht hätte eingeplant werden können. Was fehlte, war der weiterführende Gedanke, was bestimmte Entscheidungen für einzelne Mitarbeiter bedeuten.
Werden Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer von Projektbeginn an miteinbezogen, können Feedbackschleifen besser eingeplant werden. Was ist möglich, was nicht durchführbar? Können Mitarbeiter wirklich leisten, was geplant ist? Wie kann die Geschäftsführung sie unterstützen und die Umsetzung des Projekts so erleichtern? Und was haben Mitarbeiter davon, wenn sie sich auf diese Arbeit einlassen? Diese Fragen lassen sich am besten klären, wenn die Beteiligten mit am Tisch sitzen. Denn bei Veränderungen steht allzu oft der Nutzen für die Geschäftsführung im Vordergrund, nicht aber für die Mitarbeiter.
Abhängig vom geplanten Projekt oder der Veränderung im Unternehmen ist es jedoch schlichtweg nicht immer möglich, die gesamte Belegschaft sofort zu informieren. Das Projektteam muss deshalb genau definieren, wer wann und wie von den Veränderungen erfährt, um Unruhen oder Gerüchte zu vermeiden. Eine schrittweise Einbeziehung, zum Beispiel aller Abteilungsleiter oder Teamleader, kann gerade in großen Unternehmen eine Möglichkeit sein, direkt erste Feedbacks zu erhalten und nicht an den Arbeitnehmern vorbei zu entscheiden.
3. Informationen müssen für alle verständlich sein
Selbst wenn Mitarbeiter ausreichend informiert werden, können sie das Gefühl haben, dass an ihnen vorbei gesprochen wird. Der Grund? Die Art und Weise der Kommunikation. Denn Arbeitgeber und Arbeitnehmer bewegen sich oft in vollkommen verschiedenen Kreisen. Was für die Geschäftsführung zur Alltagssprache gehört, kommt kaum bei allen Kollegen an. Nicht jeder kennt Formulierungen wie „All-Hands-Meeting“ oder weiß, was „Challenge-Request“ bedeutet. Die Kommunikation sollte also so gestaltet sein, dass jeder im Unternehmen versteht, was gemeint ist, nicht nur eine kleine Elite.
Das macht Chefs nahbarer. Statt von oben herab zu kommunizieren, sollten Entscheiderinnen und Entscheider deshalb auch aktiv in den Dialog gehen. Die Geschäftsführung darf einen Austausch nicht scheuen und hinter formellen Info-Blättern verstecken – insbesondere dann nicht, wenn Informationen von der Mitarbeiterschaft nicht gut aufgenommen wurden. Zur verständlichen Kommunikation gehört auch, Zuständige festzulegen, an die sich die Mitarbeiter bei Rückfragen wenden können. Vorgesetzte, Projektverantwortliche, die Geschäftsführung selbst: Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer müssen wissen, wen sie bei Fragen und Unsicherheiten ansprechen können. Dabei geht es um mehr, als Rückfragen aufzufangen: Werden Vertrauenspersonen geschaffen und Mitarbeiter als Menschen mit Ängsten gesehen, denen man sich annehmen muss, gibt ihnen das das Gefühl, sie selbst, aber auch ihre Meinung, sei von Belang und werde im Unternehmen wertgeschätzt.
Bei Projektplanungen oder Umstrukturierungsmaßnahmen sollten Entscheider immer eines im Kopf behalten: Kennen Mitarbeiter die Beweggründe der Entscheidung und lassen sich Neuerungen gut integrieren, ist es wahrscheinlicher, dass sie motiviert und zuversichtlich mit den neuen Umständen umgehen. Wichtig ist, Mitarbeiter mit einzubeziehen und Projekte und Ideen gemeinsam als Team anzugehen. Dabei ist es egal, ob es sich um die Umsetzung neuer Strategien oder den anstehenden Betriebsausflug handelt: Kontinuierliche Kommunikation und Beziehungspflege ist in allen Situationen gefragt.
Über die Autorin: Beatrix Reißig ist Senior Communications Managerin bei der Kommunikationsagentur schoesslers in Berlin und betreut seit Jahren Kunden in ihrer Kommunikation nach außen und innen. schoesslers wurde 2011 von Prof. Dr. Julia Schössler gegründet. Das 54-köpfige Team bietet nationalen sowie internationalen Kunden aus der digitalen Wirtschaft individuelle PR-, Marketing und Eventlösungen.
René Hartmann (35, Foto © privat) ist seit April Leiter für Unternehmenskommunikation der Kliniken der Stadt Köln. Zuletzt leitete er die Öffentlichkeitsarbeit und das Marketing der Städtischen Kliniken Mönchengladbach. Zuvor war er Manager Group Marketing Communications bei der Aareal Bank sowie Head of Communications bei der Santander Consumer Bank.
Die Targobank wird sich zukünftig in Kommunikationsfragen von newskontor beraten und unterstützen lassen. Die Bank, die zu den größten Kreditinstituten Deutschlands gehört, hat die in Düsseldorf beheimatete Agentur als neuen Partner an Bord geholt. Das Mandat umfasst neben der Beratung auch Corporate Communications und Contenterstellung. Die Zusammenarbeit hat im 1. Quartal 2024 begonnen.
Der Hass greift um sich: Politische Extremisten ziehen Kapital aus konstruierten Empörungswellen. PR-Angriffe auf demokratische Institutionen und Unternehmen häufen sich. Das Resultat: Für Unternehmen wird nicht nur der kommunikative Alltag, sondern auch das Eintreten für Demokratie zur Herausforderung. Ein neues Angebot namens „Brand Spines“ verspricht Hilfe und will die Resilienz stärken.
Nach einem schwierigen Jahr 2023 haben die 100 wertvollsten Unternehmen der Welt laut dem jährlichen „Global Top 100“-Ranking von PwC wieder ein neues Allzeithoch erreicht. Mit einer Gesamtmarktkapitalisierung von 39,9 Billionen US-Dollar zum 31. März 2024 übertrafen sie ihren bisherigen Spitzenwert aus dem Jahr 2022 von 35 Billionen US-Dollar. Deutschland landet im Länderranking auf Platz 13.
Wirtschaft und Gesellschaft stehen vor zahlreichen Transformationsprojekten: Energiewende, Mobilitätswende, Industrie-Umbau. Für den Erfolg sind Verständnis und Akzeptanz in der Bevölkerung entscheidend. Dafür bedarf es transparenter und professioneller Kommunikation auf Basis verbindlicher und nachvollziehbarer Qualitätskriterien und -standards. Die werden jetzt gemeinsam mit DPRG und GPRA erarbeitet.
Gehaltsstillstand in der PR: Trotz hoher Inflationsrate sind die Gehälter vieler PR-Fachkräfte im Jahr 2023 nicht gestiegen. In Zahlen ausgedrückt bedeutet dies, dass 80 Prozent der Kommunikationsprofis in Deutschland im vergangenen Jahr keine Gehaltserhöhung erhalten haben oder ihr Gehalt lediglich unter der Inflationsrate gestiegen ist. Dennoch ist nur jede und jeder Fünfte mit dem eigenen Einkommen unzufrieden.
Das rot-weiß gestreifte Taschenbuch, in dem alle Bundestagsabgeordneten mit Bild und Biografie vorgestellt werden, hatten viele schon in der Hand. Der Verlag, der dieses Taschenbuch herausgibt, feiert in diesem Jahr ein besonderes Jubiläum. Vor 75 Jahren wurde die Neue Darmstädter Verlagsanstalt GmbH durch Adolf Holzapfel in Darmstadt gegründet und nahm am 16. Mai 1949 den Geschäftsbetrieb als Verlag auf.
Gast im Podcast-Interview April ist Jacqueline Althaller, die Macherin der Studie zur Social Media Kommunikation von B2B Unternehmen und Geschäftsführerin der Agentur Althaller Communication Gesellschaft für Marktkommunikation mbH. Sie berichtet, wie es zu der Langzeitstudie kam, deren 14. Ausgabe Anfang April gestartet wurde, wie sich die Social-Media-Nutzung im B2B-Sektor verändert hat und was die dominierenden Themen sind.
Unsere Vorstellung von Rechtsextremen beschränkt sich oft auf offensichtliche Verfassungsfeinde: Glatzen mit Springerstiefel oder „Ausländer raus“-Rufe. Keine Frage, diese Gruppen sind gefährlich. Deutlich unauffälliger, aber mindestens genauso gefährlich sind die Neuen Rechten. Für uns als Kommunikatorinnen und Kommunikatoren ist es wichtig, ihre Denkmuster und Strategien zu kennen, denn mit ihren Auftritten werden wir es vermehrt zu tun haben.
Zumeist werden an dieser Stelle brandaktuelle Bücher mit Bezug zu Unternehmenskommunikation, Kommunikationsmanagement, PR vorgestellt. Hin und wieder genehmigt sich der Rezensent aber einen Blick auf erstklassige Fachliteratur, deren Erscheinen schon ein paar Jahre zurück liegt. Anlass dieses Mal ist eine durchaus aktuelle Reihe des angesehenen Wirtschaftsbuch-Verlags Vahlen in München, der in einer eigenen Edition Management-Klassiker neu herausbringt.
Einen positiven Grundeindruck bei den Eurobest Awards 2023 hinterließ bereits die beeindruckende Zahl von über 160 Einreichungen bei PR – weit mehr als in einigen anderen Kategorien. Die Bedeutung von PR wird demnach mehr denn je als sehr hoch eingeschätzt. Selbst wenn die Beiträge bei Ausrichtung und Qualität extrem divers waren, habe ich als Juror einige Gesamteindrücke aus London mitgenommen:
Nachhaltigkeitskommunikation ist auf den Corporate Websites zentral positioniert. Immer mehr Unternehmen verknüpfen den Geschäftserfolg inhaltlich mit Nachhaltigkeitsmaßnahmen. Bedenklich ist aber die seit mehreren Jahren rückläufige Transparenz. Wichtige Kennzahlen verschwinden allmählich aus der Nachhaltigkeitskommunikation. Der neue CR Benchmark von NetFed zeigt die aktuellen Entwicklungen.
Die Deutsche Akademie für Public Relations (dapr) hat ihre 
Schon wieder droht eine ganze Branche im KI-Schlund zu verschwinden: erst waren es die Texter und Kreativen, jetzt sind es die Filmemacher. In der Tat: Was Open AI mit SORA auf unsere Wirklichkeit losgelassen hat, erscheint auf den ersten Blick atemberaubend. Zweifelsohne ist SORA ein Text-zu-Video-Tool der nächsten Generation. Aber erst die Kombination aus Technologie und der Marktmacht von OpenAI / Microsoft macht SORA zu einem Werkzeug, dass unsere Wirklichkeit beeinflussen wird. Aber schauen wir doch erstmal genauer hin...
Ihr kennt es: Ihr stolpert über einen Artikel, klickt ihn an, beginnt zu lesen. Sobald es spannend wird, ist Schluss. Eine Bezahlschranke, angelsächsisch „Paywall“, poppt auf. Von hier aus geht es nur mit einem langfristigen Vertrag weiter, it's Abo-Time: Rund 24,00 Euro kostet dieses digital bei der „Zeit“, 41,00 Euro bei der „FAZ“ und 43,00 Euro bei der „SZ“. Fixkosten, die ich meide. Ich finde Paywalls ätzend und wenig innovativ, sie verderben mir regelmäßig die Laune.
„Als ich bei Edelman eine Ausschreibung sah, die meine beruflichen Leidenschaften – Gesundheit und Kommunikation – vereint, war es wie ein ‚perfect match‘,“ erklärt Stella Henn heute. Bereits seit November 2022 ist sie bei Edelman Germany und beschäftigt sich mit Healthcare-PR und der Umsetzung von Multi-Channel Kommunikations-Strategien und -Kampagnen sowie deren Umsetzung. Nachfolgend stellt sie im Interview ihre Aufgaben und ihren Arbeitgeber vor.
Die Erstplatzierten des diesjährigen Franz-Bogner-Wissenschaftspreises für PR stehen fest: Es sind Johanna Wittner, Michael Rotschädl, Christoph Heshmatpour und Lukas Kalteis. Insgesamt wurden 33 wissenschaftliche Arbeiten aus dem Jahr 2023 in vier Kategorien eingereicht. Zehn Arbeiten erhielten bei der Verleihung am 22. April in Wien eine Auszeichnung. Das Preisgeld beträgt insgesamt 8.900,00 Euro.