BOHMerang PR Jan Gerrit Dickebohm 002Sechs Tool-Tipps von BOHMerangPR
Als Jan-Gerrit Dickebohm (Foto) 2014 die Presseagentur BOHMerangPR in Oldenburg gründete, bestand sein Kundenstamm aus nationalen- und internationalen Softwareunternehmen. Das kleine Team konnte zunächst den Arbeitsaufwand zu zweit und manuell bewältigen. Allerdings stieg die Nachfrage auch aus anderen Branchen stetig. „Ich wollte meine Agentur voranbringen und habe daher den Sprung gewagt und Kunden aus anderen Sparten angenommen“, erklärt Dickebohm. „Das war die richtige Entscheidung. Eine Agentur muss sich weiterentwickeln, um wettbewerbsfähig zu bleiben.“

Die Rekrutierung neuer Mitarbeiter blieb nicht aus und während kreative Köpfe die treibende Kraft der Agentur darstellen, erhöht die Mitarbeiterzahl auch den Koordinationsaufwand und verlangt nach einer effektiven Arbeitsweise: „Auch mit einem größeren Team könnten wir die Ansprüche der unterschiedlichen Kunden nicht bedienen, wenn wir keine Tools verwenden würden“, so Dickebohm. „Das Angebot ist allerdings riesig und es gibt viele Tools, die überhaupt nicht benutzerfreundlich sind. Oftmals lohnt es sich, etwas mehr Geld in die Hand zu nehmen.“

Projektkoordination

Mehr Kunden, mehr Projekte, fehlender Durchblick - Durch den anwachsenden Kundenstamm kann es passieren, dass die Mitarbeiter die Übersicht über anfallende Aufgaben verlieren. „Manuell war es eine Katastrophe, alles beisammen zu halten und man war nie auf dem gleichen Stand – außer, man hält ständig Teammeetings ab. Und die sind zeitaufwändig“, erklärt Dickebohm. Das Projekttool Asana hat sich seit über einem Jahr in der Agentur bewährt. Webbasiert werden die Aufgaben der einzelnen Kunden übersichtlich dargestellt. Die Aufgaben können verschiedenen Teammitgliedern mit einer Beschreibung und Deadline zugewiesen werden. Dickebohm fügt hinzu: „Die Frage ‚Was steht als nächstes an‘ fällt fast gar nicht mehr, denn wir haben alle den Überblick über sämtliche Aufgaben.“

Recherche und Monitoring

Themenrecherche und Clippingsuche sind ein wiederkehrendes Thema jeder Agentur, egal welcher Größenordnung. „Gerade zu Beginn fehlt oftmals die Möglichkeit, einen großen Monitoring-Dienstleister zu engagieren. Für Online Clippings reicht die manuelle Recherche vielleicht, doch bei Print geht dann die Suche los“, weiß Dickebohm. Nicht jedes Medium teilt die Veröffentlichungen als PDF. Es kann vorkommen, dass ein Kunde in einem wichtigen Fachmagazin erwähnt wird und niemand es bemerkt. „Die Dunkelziffer ist leider oftmals enorm. Freianweisungen werden nicht mehr so gutmütig von den Medienhäusern erteilt wie noch vor zehn Jahren“, betont Dickebohm. Seit über zwei Jahren nutzt BOHMerangPR daher den digitalen Lesezirkel sharemagazines, der mit seinem Angebot einen Großteil der Medienlandschaft bereitstellt, der für die Agentur relevant ist. Jeder Mitarbeiter kann sich von seinem eigenen Smartphone aus unkompliziert die einzelnen Clippings zusammensuchen.

Wenn es um Medienvergleich und Reichweitenrecherche geht, verlässt sich die Agentur auf Similarweb. Während viele Medien mittlerweile ihre Mediadaten online zur Verfügung stellen, kann die Recherche, der Download und die persönliche Anfrage bei fehlenden Informationen das Zeitpensum sprengen. „Similarweb ist unkompliziert, schnell und jederzeit verfügbar“, fügt Dickebohm hinzu. „Die Daten geben uns einen Eindruck von dem, was die Onlinemedien zu bieten haben. Zusätzlich werden uns direkt vergleichbare Seiten für weitere Recherche angezeigt.“

Versand und Verwaltung

Das erste Tool, das BOHMerangPR schon seit Gründungstagen verwendet, ist CleverReach für den Versand von Pressemitteilungen. Dickebohm betont: „Besonders für den Start war eine Lösung dieser Art unerlässlich. Die Handhabung für den Versand ist zusätzlich extrem benutzerfreundlich.“ Das Tool bietet darüber hinaus auch detaillierten Einblick in Öffnungs-, Klick- und Bounceraten, die für einen effektiven Nachfass bei interessierten Redakteuren wertvoll sind. Mit wachsenden Ansprüchen der Kunden hat Dickebohm sich entschieden, einen neuen und den bis dato größten digitalen Dienstleister in den Workflow mit einzubeziehen: „Erst seit Kurzem benutzen wir den Monitoringdienstleister Cision, mit integrierter Datenbank, und erreichen damit Journalisten und Redakteure, die teilweise schwieriger greifbar sind. Wir sind gespannt, wie sich die Zusammenarbeit langfristig auf unsere Ergebnisse auswirkt“, erläutert Dickebohm.

Auch die Urlaubsverwaltung wird digital mit dem webbasierten Tool Vacationizr gelöst, wie Dickebohm aufzeigt: „Wenn Mitarbeiter Urlaub beantragen, bekomme ich eine E-Mail-Benachrichtigung. Niemand muss warten, bis ich im Büro bin, ich kann den Antrag auch unterwegs schnell bearbeiten. Das spart uns Zeit, Papier und bewahrt allen die Übersicht.“ Zusätzlich können sich Mitarbeiter über den Vacationizr auch krankmelden und Ihre ärztliche Bescheinigung hochladen.

Während alle genannten Tools ihren Beitrag leisten, das Alltagsgeschäft von BOHMerangPR zu vereinfachen, so bleibt eines unersetzlich – „Der Mensch hinter dem Tool ist das, was uns ausmacht. Der persönliche Kontakt zu Kunden und zu Redakteuren ist essentiell und nicht durch ein Tool ersetzbar“, schließt Dickebohm.

Über Jan-Gerrit Dickebohm:
Selbstständig, Artikel-Jäger und immer am PR-Ball. Seit 2014 wirft Jan-Gerrit Dickebohm mit seinem Agentur-Team den „PR-BOHMerang“ für nationale- und internationale Kunden, um ihn mit effektiv platzierten Artikeln wieder aufzufangen.


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