Die Herausforderung: die positive Wirkung des Social Intranets sichtbar machen

Doch wie wird das Social Intranet überhaupt im Arbeitsalltag genutzt? Eine Frage, die man sich auch bei Vorwerk stellte. Zwar wurden von Beginn an die Anzahl der Besuche, die Verweildauer auf der Plattform sowie Seitenansichten etc. über das Webanalytik-System Matomo gemessen. Konkrete Handlungsempfehlungen für die Optimierung der internen Kommunikation ließen sich aber nicht ableiten. Was es brauchte: Tools und Maßnahmen, die Zahlen „zum Sprechen bringen“.

Die Lösung: HIRSCHTEC Analytics - KPIs auf einen Blick und praktische Handlungsempfehlungen

Denn klar ist: Um den Erfolg von Social Intranets und digitalen Arbeitsplätzen wirklich messen zu können, braucht es eine tiefergehende Analyse, Reichweiten pro Endgerät, Interaktions- und Vernetzungsgrade, Aktualität der Inhalte oder eine Benchmark im Vergleich zu anderen Kunden, die ebenfalls Haiilo im Einsatz haben. Vorwerk entschied sich daher für die Nutzung des cloudbasierten Dashboards HIRSCHTEC Analytics. (Abb. 1: HIRSCHTEC Analytics Dashboard: Übersicht zu Communities im Social Intranet von Vorwerk, Copyright: HIRSCHTEC)

Das Online-Dashboard stellt zentrale Kennzahlen übersichtlich und nach den wichtigsten Performance-Aspekten gegliedert dar. Die Erhebung der Daten erfolgt durch eine Kombination der Tracking-Mechanismen von Haiilo mit Daten aus Matomo. Gleiches gilt, wenn Unternehmen Staffbase, Powell, Valo oder Microsoft SharePoint einsetzen. Wird Microsoft Teams genutzt, erfolgt die Datenauswertung direkt über die Microsoft 365-API. Das Gute: Die Zeiträume für die Auswertung sind flexibel im Dashboard einstellbar. Werden zuvor definierte Schwellenwerte unter- oder überschritten, können „kritische“ Werte visuell hervorgehoben werden. Basierend auf diesen Kennzahlen werden dann automatisiert praktische Handlungsempfehlungen für Kommunikations-, Schulungs- und Optimierungsmaßnahmen ausgespielt. (Abb. 2: HIRSCHTEC Analytics Dashboard: Handlungsempfehlung zu öffentlichen Communities, Copyright: HIRSCHTEC)

Das Ergebnis: Ein Social Intranet, das hilfreich ist, intensiv genutzt – und stetig verbessert wird

Im Fall von Vorwerk zeigten die HIRSCHTEC Analytics-Auswertungen und Befragungen unter den Mitarbeitenden: Das Layout der Plattform und die technische Performance werden überdurchschnittlich gut bewertet, die Inhalte als hilfreich, aktuell und relevant wahrgenommen. Gleiches gilt für die Informationen zur Unternehmensstrategie und -entwicklung und die Möglichkeit, News und Seiten zu abonnieren. Was aber auch deutlich wurde: Beim mobilen Zugriff gab es noch etwas Nachholbedarf, ebenso bei der Quicklinks-Nutzung (Bereitstellung wichtiger Links an prominenter Stelle im Intranet). Zudem war das Haiilo Launchpad (Sammlung relevanter Arbeits-Tools an einem Ort in der Haiilo Home-Oberfläche) bei Mitarbeitenden noch recht unbekannt. Eine weitere Erkenntnis: Das obere Management nutzte das Social Intranet bereits stark. Insgesamt verwendeten aber nur 24 Prozent der Führungskräfte es intensiv. 

Kommunikations-, Schulungs- und Optimierungsmaßnahmen, die daher u. a. ergriffen wurden: Das Führungskräftekonzept wurde nachgeschärft - auch im Hinblick auf die Steigerung der Sichtbarkeit von Managerinnen und Managern. Eine „Service Desk“-Seite, als Orientierungshilfe mit Absprüngen zu wichtigen Inhalten, wurde erstellt. Das Launchpad wurde via Widget auffällig auf der Startseite integriert. Vorwerk startete zudem eine interne „Mobile“-Offensive, in der die Vorteile und die Funktionen der Haiilo App genau erklärt wurden. Und darüber hinaus finden regelmäßig lokale Coachings und Trainings für die Mitarbeitenden durch die Intranet Manager:innen vor Ort statt.

Maßnahmen, die wirken: Vorwerk verzeichnet inzwischen täglich 5.400 aktive Nutzerinnen und Nutzer auf der Plattform. Im Juli 2022 erzielte das Social Intranet eine tatsächliche Reichweite von 68,46 Prozent – ein Plus von sieben Prozentpunkten, verglichen mit dem Durchschnitt aller an HIRSCHTEC Analytics angeschlossenen Unternehmen, die Haiilo nutzen. Seit Go-live wurden u. a. 146 neue Seiten erstellt, 163 Communities gegründet, 61.711 Likes vergeben, 5012 Posts abgesetzt, 5466 Kommentare formuliert, 4689 Blogartikel geschrieben und 46.919 Bilder und Dateien hochgeladen. Zukünftig geplant: Die Integration des Intranets in Microsoft Teams und ein internes Corporate-Influencer-Programm mit Mitarbeitenden als Botschafter:innen, die andere Kolleg:innen dazu animieren, das Intranet noch aktiver zu nutzen und die den Kulturwandel weiter fördern.

Hinweis: Dieser Beitrag wurde verfasst von HIRSCHTEC, Hamburg. In unserer Kooperations-Rubrik „Kreativ-Cases“ bieten wir Kommunikationsprofis die Möglichkeit, aktuelle Cases vorzustellen. 

Über den Autor: Nach seinen beruflichen Stationen bei D.D.Synergy, Kabel e:solutions und IBM Deutschland, gründete der Diplom-Physiker 2005 HIRSCHTEC, die Full-Service-Agentur für digitale Arbeitsplätze. Neben dem Hauptsitz in Hamburg ist das Unternehmen mit Büros auch in Düsseldorf, Berlin, Wien und Zürich präsent. Lutz Hirsch ist Autor zahlreicher Fachpublikationen, Keynote Speaker und Impulsgeber für das Management seiner Kunden. Sein besonderes Interesse: die Verbindung von Nachhaltigkeit und Digitalisierung.

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