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Die Berichterstattung in Zeitungen, Zeitschriften, Fach- und Onlinemedien im Blick zu haben, ist eine tägliche Herausforderung für Presseverantwortliche. Aus der Flut der Meldungen erhalten Vorgesetzte, Kolleginnen und Kollegen relevante Beiträge – komprimiert und aufbereitet in Pressespiegeln. Sie sollen helfen, ein einheitliches Bild der Berichterstattung in die Teams zu transportieren und einen gemeinsamen Wissensstand fördern. Allerdings setzt das Urheberrecht PR-Profis verbindliche Regeln, wenn sie Artikel in internen Pressespiegeln oder Presseclippings zusammenstellen und verbreiten. Nachfolgend eine Übersicht mit den wichtigsten Hinweisen.

Rechteinhaber müssen zustimmen

Die Aufnahme von Artikeln in einen Pressespiegel ist ein urheberrechtlich geschützter Vorgang. Grundsätzlich ist für die Vervielfältigung von Beiträgen eine vertragliche Vereinbarung mit dem jeweiligen Verlag / Contentanbieter oder einem autorisierten Mittler nötig. Dabei ist unerheblich, ob die Pressespiegel als Papierexemplare oder digitale Dokumente vorliegen.

Drei Wege der Medienbeobachtung und Pressespiegel-Erstellung

  • Medien selbst durchsuchen
    Eine Möglichkeit ist, Zeitungen selbst zu durchsuchen und relevante Artikel zu finden. Diese Vorgehensweise verschafft nur einen begrenzten Überblick. Sie ist aber in vielen kleinen Organisationen und Unternehmen gängige Praxis, zumal wenn die Fach- und Lokalpresse überschaubar beziehungsweise die überregionale Berichterstattung selten ist.
    In diesen Fällen werden Beiträge von Hand ausgeschnitten oder kopiert, zu einem Pressespiegel zusammengestellt und an den Leserkreis weitergegeben.
  • Automatisiert und digital: Datenbanken nutzen
    Moderne Datenbanken ermöglichen einen lückenlosen Überblick in kürzester Zeit. Im DACH-Raum unterhält die PMG die größte tagesaktuelle Pressedatenbank mit über 2.700 Publikationen. Hierbei immer inklusive: Die erforderlichen Rechte zur Verbreitung in digitalen Pressespiegeln.
    Aus den Redaktionen fließen bereits in den Abendstunden die ersten Meldungen des Folgetages in die PMG Pressedatenbank. Online-Medien erhalten mehrmals täglich Updates. Spätestens ab 7:00 Uhr stehen Tag für Tag die Beiträge aus annähernd der gesamten Tagespresse, rund 500 Zeitschriften und Magazinen sowie 600 Online-Publikationen vom Newsletter bis zum Podcast für die Volltextrecherche bereit.
    Die Vorteile von Datenbanken liegen auf der Hand: Die Recherche in einem stetig wachsenden Medienset läuft weitgehend automatisiert, spart jeden Morgen wertvolle Zeit und erfasst jede relevante Meldung. Präsenz-Analysen und andere Auswertungen lassen sich nahtlos anschließen und im individuellen Layout gestalten.
  • Ein weiteres Dienstleistungsunternehmen beauftragen
    Zudem lässt sich ein Dritter mit der Medienbeobachtung beauftragen. Diese Anbieter nutzen in der Regel auch die PMG Pressedatenbank, ergänzen bei Bedarf einzelne, spezielle Medien und bereiten die Ergebnisse für ihren Kunden auf.
    Ausführliche Infos und praktische Tipps erhalten Sie in unserem Whitepaper „Digitale Pressespiegel“.

Häufige Fragen:

  • Darf ich Artikel in kleinen Mengen kopieren oder einscannen und an einen Kreis von Lesern, etwa in meinem Unternehmen, verteilen?
    Wer einen Artikel kopiert oder scannt, vervielfältigt ihn – und berührt die Rechte der Urheber. Eine Bagatellgrenze gibt es nicht. Ausgewählte Beiträge sind also für jede Vervielfältigung und Verbreitung, auch im kleinsten Kreis, zu lizenzieren.
  • Darf ich Ausdrucke des Pressespiegels zum Beispiel an Kunden versenden?
    Das hängt von Ihrem Vertrag mit der PMG ab: Bei „PMG Digital“ und „PMG Rechte“ erwerben Sie die Rechte an der Nutzung von Beiträgen jeweils für einen begrenzten Nutzerkreis. An diesen – etwa Ihre Kollegen im Unternehmen – dürfen Sie die Pressespiegel weitergeben. Sie aber auszudrucken, an Kunden oder andere Dritte zu versenden und damit weiterzuverbreiten, ist nicht abgedeckt.
  • Wie lange darf ich Pressespiegel oder einzelne Beiträge aufbewahren?
    Bis zu zehn Jahre – vorausgesetzt Sie ergänzen dafür im Rahmen Ihres Pressespiegelvertrages die Option Archivierungsrechte. Damit dürfen Nutzer, die für den digitalen Pressespiegel bei der PMG angemeldet sind, auch auf das Pressespiegelarchiv zugreifen. Ohne diese Option dürfen Sie einen Beitrag vier Wochen nach seinem Erscheinungstag bzw. nach Kauf in der PMG Pressedatenbank speichern. Für ein digitales Belegexemplar gilt eine Speicherfrist von einem Jahr. Nach Ablauf dieser Fristen ist der Pressespiegel unwiderruflich zu löschen.

Eine ausführliche Beratung zur rechtssicheren und effizienten Erstellung und Verbreitung digitaler Pressespiegel bietet die PMG Presse-Monitor GmbH.


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