Wollen Kreative von administrativen Aufgaben entlasten: Patricia Colominas und Bernhard Probst, die beiden Geschäftsführer der summarum GmbH.

Mehr Zeit für Kreativität und Geldverdienen für Agenturen und Freelancer: Das versprechen Patricia Colominas und Bernhard Probst mit der summarum GmbH in Wuppertal. Mit ihrer Zielgruppe und ihrem Serviceangebot stellen sie ein Novum in der Kreativbranche dar. Denn summarum ist weder eine Buchhaltungssoftware noch ein Personalvermittler, sondern eine Servicegesellschaft, die Agenturen und Freelancer aktiv administrative Aufgaben aus den Bereichen Finanzen & Controlling, Office Management, Assistenz und Human Resources abnimmt. Und das aus einer Hand und mit persönlicher Ansprache und Betreuung durch feste Ansprechpartnerinnen und -partner.

Mehr Leichtigkeit durch Branchenkenntnis

Sowohl Patricia Colominas als auch Bernhard Probst sowie ihr Team wissen dabei genau, worum es geht: Sie haben jahrelang in Kommunikationsagenturen gearbeitet und kennen nicht nur die Bedürfnisse und Abläufe, sondern auch die branchenspezifische Sprache aus dem Effeff. „Administration ist vielen Kreativen ein Dorn im Auge – unter anderem, weil die Welt der Verwaltung und Finanzen sich deutlich von der Agenturwelt unterscheidet. Deshalb füllen wir das Thema mit mehr Leichtigkeit, sprechen Klartext statt Fachchinesisch und verstehen uns als Partnerin, ja, sogar als Dolmetscherin, die auch mal mit einem Augenzwinkern kommuniziert“, beschreibt Patricia Colominas den Servicegedanken von summarum.

Bedarf in der Praxis identifiziert

Die Idee kommt nicht von ungefähr. Patricia Colominas ist seit 2018 Geschäftsführerin der plasma GmbH als Servicegesellschaft innerhalb der vistapark group. Eine Entwicklung, an der Bernhard Probst als Geschäftsführer von „kleinkariert“ eng beteiligt war. Seine Agentur für Struktur unterstützt seit 2011 Design- und Kommunikationsagenturen bei ihrer strukturellen und strategischen Ausrichtung. Seit der Umsetzung der plasma GmbH innerhalb der vistapark group hat Bernhard Probst das System der internen Servicegesellschaft noch in weiteren Agenturgruppen umgesetzt.

Solche Shared Services sind ein Prinzip, das in der Gesundheitsbranche oder im kommunalen Bereich bereits erfolgreich angewandt wird. Warum nicht auch in der Kreativwelt? In der praktischen Anwendung wurde klar: Der Bedarf ist vorhanden. „Selbst in kleineren Agenturen oder als Freelancer fällt ein erheblicher Verwaltungsaufwand an“, sagt Patricia Colominas. „Deshalb haben wir uns dazu entschieden, das Modell der Servicegesellschaft und unser Fachwissen über einzelne Netzwerke hinaus dem gesamten Markt anzubieten.“

„Bei der Idee, administrative Aufgaben auszulagern, geht es nicht nur um Lust, sondern vor allem um Effizienz“, ergänzt Bernhard Probst. „Das Kerngeschäft bei Kreativen ist es nun einmal nicht, sich um Reisekostenabrechnungen oder Arbeitsverträge zu kümmern. Wir übernehmen das – dadurch können sich die Agenturen darauf konzentrieren, worin sie gut sind und womit sie ihr Geld verdienen.“

Umfrage bestätigt Erfahrungen

Zahlenmenschen durch und durch, führten Colominas und Probst zusätzlich zu ihren Erfahrungen aus der Praxis im Herbst 2020 gemeinsam mit Professor Niklas Mahrdt vom Media Economics Institut, Köln, eine Umfrage durch. Rund 150 Agenturen und Freelancer beteiligten sich daran.

Das Ergebnis: Es besteht eine hohe Bereitschaft bei den Kreativen, Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten in Anspruch zu nehmen. Abgefragt wurden die Bereiche Finanzen, Office Management, Assistenz und Human Resources. Über 90 Prozent der Befragten erwarten von einer solchen Vereinfachung beispielsweise im Bereich Buchhaltung, Controlling und Finanzen Zeitersparnis und Entlastung. Aus der Umfrage geht auch hervor: Fast die Hälfte der Befragten wünscht sich mehr Unterstützung und mehr proaktive Beratung.

Transparente Preisgestaltung je nach Bedarf

Agenturen und Freelancer bestimmen selber, in welchem Umfang sie Leistungen aus den Bereichen Finanzen, Office Management, Assistenz und Human Resources in Anspruch nehmen. Freelancer können aus vordefinierten Paketen wählen; die Angebotsfindung für Agenturen erfolgt individuell. Ergänzend zur persönlichen Betreuung werden alle Servicebereiche nach und nach auch online verfügbar sein. Den Start macht die Belegerfassung, die das Hochladen, Sortieren, Zuordnen und Archivieren der Dokumente über eine Web-Anwendung ermöglicht. Dank einer intuitiven Belegerkennung sind sie im digitalen Belegarchiv durchsuchbar, so dass auch das Wühlen in Papierstapeln der Vergangenheit angehört. Die Anwendung dient zugleich schon jetzt als digitaler Austauschserver für allgemeine Dokumente, die über die Buchhaltung hinausgehen.

Nähere Informationen zum Angebot des Dienstleisters gibt es hier auf der Website von summarum.


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