Autorenbeitrag: Tipps für erfolgreichere Remote- und eMeetings
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- von Uli Harnacke (Foto)
Troublesome Times und digitale Überforderung, so hatten wir uns New Work nicht vorgestellt: SAP-Ausdrucke in die Notebook-Kamera zu halten oder spät nachts online zu diskutieren, welche Anlagen rund um den Globus noch auf die Ethanol-Produktion umgestellt werden können. Screen-sharend hauen wir uns Skill-Matrizen um die Ohren, um zu sehen, wo noch UX- und UI-Entwickler aufzutreiben sind, für den nächsten Sprint. Vertriebliche Panik wird per Videokonferenz bearbeitet. Führungskräfte und Spezialisten merken nun nach Tagen oder Wochen teils pausenloser Web-Meetings, dass sich etwas ändern muss. Und kann.
Was ist anders in Online-Meetings und Videokonferenzen?
Wir saßen viele tausend Jahre zusammen um Lagerfeuer. Telefonieren können wir seit ungefähr hundertfünfzig Jahren. Fernsehen gibt es in der Masse seit fünfzig Jahren, Videotelefonie und -konferenzen seit vielleicht zwanzig. Kein Wunder, dass wir gerade merken, dass digitale Konferenzen oder Abteilungsbesprechungen mit zehn und mehr Teilnehmern nicht gerade „Tagesgeschäft“ sind.
Es gibt weniger Sinneseindrücke aufgrund reduzierter Optik und Akustik, es fehlt die Haptik und „Gefühle“ sind weniger verifizierbar. Mit der besten Gleitsichtbrille ist nicht immer alles lesbar. Sprach- und Kulturdiversität wirkt sich stärker als im Präsenzmeeting aus. Und so ist die Steuerung deutlich anspruchsvoller, für den/die Leiter*in.
Hilfreiche Techniken
Zuallererst: Vergessen Sie neunzig Minuten! Die können Sie ja nicht mal konzentriert dem Tatort folgen. Oder? Ich halte zwei Zeitmarken für hilfreicher: 45 und sieben. Ein Online-Meeting-Abschnitt sollte maximal 45 Min. lang sein. Dann Kopfkino-Pause, (Flüssigkeits-)Versorgung und Entsorgung, ein wenig Bewegung – raus aus dem Online-Meeting-Tunnel. Und ca. alle sieben Minuten hilft es Teilnehmern, wenn sie aktiviert werden. Wenn sie eine Kleinigkeit tun müssen: eine Abstimmung, Chatumfrage, eine kleine Nackengymnastik mit allen oder die Übergabe der Moderation an andere, eine Gruppenarbeit. Es gibt hunderte Möglichkeiten.
Wer über die Sinneskanäle weniger Orientierung erhält, braucht dazu von seiner Führungskraft in der Online-Sitzung „ORA“: Orientierung, Ritualisierung und Aktivierung.
Orientieren: Worum geht es jetzt, hier und in der kommenden halben Stunde (sieben Min.)? Wie werden wir arbeiten (methodisch)? Und wann genau sind wir damit fertig (Meilensteine)?
Ritualisieren: Wiederkehrende Elemente schaffen Sicherheit. Dazu zählen etwa Pausenrituale (spätestens alle 45 Min. und immer mit einem Lied, evtl. dem immer gleichen), Protokollrituale (alle halbe Stunde schauen wir gemeinsam auf das Online-Protokoll, was wir schon geschafft haben) und Start-Rituale (z.B. immer mit dem Dilbert des Tages).
Aktivieren: Neben den oben bereits beschriebenen Ideen könnten Sie auch eine schnelle Retrospektive machen („Was sollten wir ändern in unserer Schalte? Jeder sagt bitte einen Satz.“) oder verteilen Sie Rollen (Protokollant, Schiedsrichter, Ulknudel, Zeitmahner, …). Das kann auch bedeuten: Medien-Wechsel. Gehen Sie in andere Apps oder arbeiten mit dem Flipchart.
Klare Ziele, Verantwortlichkeiten, Feedbacks
Es hilft allen, Ihnen und den Mitarbeitenden, wenn Sie klar sind. Der Zweck des Meetings und seiner Phasen, Zwischen-/Ziele dürfen, ja müssen deutlich und verfolgbar sein. „In den nächsten 30 Min. werden wir …“ – vereinbaren Sie dann, wie das konkret klappen kann und ernennen Sie jemanden, der/die alle zehn Min. bewertet, wie gut das Team unterwegs ist.
Das heißt auch: Tun Sie nicht alles selber. Entlasten Sie sich durch Delegation. Das ist aktivierend für die Teilnehmer*innen und verlangsamt. Langsam sein (hoffentlich haben Sie Zeit für dieses kurze Paradoxon des Online-Lebens?) ist nämlich nützlich. Wenn Sie ohne Ergebnis pünktlich fertig sein wollen, machen Sie’s so schnell wie im Live-Meeting. Wenn Sie etwas erreichen sollen: Machen Sie (ein wenig) langsam(er). Nicht langweilig. Nicht monoton.
Ebenso hilfreich wie nützlich ist regelmäßiges Feedback. „Was war oder ist gut, was nicht so sehr, was möchten sie (alle) anders tun?“, „Wie war der Beitrag von …?“, „Ist für jeden deutlich dass, …? Dann heben Sie bitte kurz die Hand!“ oder eine Mentimeter.com-Abfrage (ist in wenigen Sekunden erstellt!) – aktiviert, orientiert, und verbessert. Ganz agil!
Sind Sie gut vorbereitet?
Beachten Sie (auch) folgende sieben einfache und praktische Punkte:
- Stehen ist besser als sitzen, Wechsel zwischen beidem sinnvoll.
- Versorgen Sie sich ausreichend mit Wasser.
- Schalten Sie die Videos/Kameras an, am besten immer, sonst immer wieder mal (wenn es das WLAN nicht anders zulässt).
- Besorgen Sie sich eine zweite Person, die sich parallel um die Technik des Online-Meetings kümmert (Mikros an und ausschalten, Chat beobachten, Dateien zeigen, …): „Too much is the lazy man’s load!“
- Schreiben Sie das Protokoll mit der ToDo-Liste im Meeting. Dann ist es danach fertig und jeder weiß, was drin stand (und wie es hinein gekommen ist).
- Akzeptieren Sie Fehler.
- Lachen Sie viel und häufig. Es ist nur Business.
Selbstfürsorge. Und Coaching.
Und, bei allem was sich, mit oder ohne Coach, noch besser machen lässt: Entspannen Sie. Führungskräfte und Spezialisten im digitalen Burnout helfen niemandem. Eine Studie aus Wien zeigt: Konnten im Jahr 2002 noch ca. 30 Prozent der Business-Probanden für fünf Minuten still ohne Beschäftigung aus dem Fenster sehen, waren es 2018 nur noch 5 Prozent. Können Sie, heute und jetzt, fünf Minuten still und nichtstuend aus dem Fenster sehen. In den blauen, fliegerfreien Himmel? Nein? Dann wird es Zeit.
Über den Autor: Uli Harnacke ist psychodynamischer Business Coach. Er arbeitet seit über zehn Jahren auch virtuell. Als Einzel- und Teamcoach hat er in inter-/nationalen Settings Projekte und Prozesse begleitet, die oft wesentlich auf Distanz-Kommunikation angewiesen waren. Seine Schwerpunkte liegen in den Feldern Innovation, Supply Chain und Healthcare. In diesem Jahr erschien sein Taschenguide „Online-Meetings und -Seminare. Effizient und fesselnd gestalten“ im Haufe Verlag; ISBN 978-3-648-14632-3; für 9,95 Euro.
Julia Wehrs (Foto l.) und Marius Bienias (r., © Boldt) sind als Senior Consultants neue Mitglieder im Team der internationalen Kommunikationsberatung Boldt. Bienias ergänzt seit März das Team in Köln. Zuvor arbeitete er unter anderem als Senior Account Manager bei den Agenturen Team Lewis und Edelman. Wehrs unterstützt seit April den Bereich Corporate und Public Affairs in Berlin. Zuletzt war sie Account Managerin im Public Affairs-Team von BCW (Burson Cohn & Wolfe) Deutschland.
Die Targobank wird sich zukünftig in Kommunikationsfragen von newskontor beraten und unterstützen lassen. Die Bank, die zu den größten Kreditinstituten Deutschlands gehört, hat die in Düsseldorf beheimatete Agentur als neuen Partner an Bord geholt. Das Mandat umfasst neben der Beratung auch Corporate Communications und Contenterstellung. Die Zusammenarbeit hat im 1. Quartal 2024 begonnen.
Nach der Veröffentlichung des GWA Frühjahrsmonitor im März wurde nun das Ranking der Inhaber-geführten Agenturen veröffentlicht. Vorgelegt wurde es von der Arbeitsgemeinschaft Rankingliste „Horizont“, „w&v“, GWA. Sie ermittelte für die Top 50 der Inhaberagenturen ein durchschnittliches Wachstum von 5,7 Prozent für das Jahr 2023, das damit höher ausfällt als die für die GWA-Mitgliedsagenturen ermittelten 3,3 Prozent.
Nach einem schwierigen Jahr 2023 haben die 100 wertvollsten Unternehmen der Welt laut dem jährlichen „Global Top 100“-Ranking von PwC wieder ein neues Allzeithoch erreicht. Mit einer Gesamtmarktkapitalisierung von 39,9 Billionen US-Dollar zum 31. März 2024 übertrafen sie ihren bisherigen Spitzenwert aus dem Jahr 2022 von 35 Billionen US-Dollar. Deutschland landet im Länderranking auf Platz 13.
Wirtschaft und Gesellschaft stehen vor zahlreichen Transformationsprojekten: Energiewende, Mobilitätswende, Industrie-Umbau. Für den Erfolg sind Verständnis und Akzeptanz in der Bevölkerung entscheidend. Dafür bedarf es transparenter und professioneller Kommunikation auf Basis verbindlicher und nachvollziehbarer Qualitätskriterien und -standards. Die werden jetzt gemeinsam mit DPRG und GPRA erarbeitet.
Inmitten einer politischen Debatte über die Einführung bezahlter Elternzeit für frischgebackene Väter, die aufgrund von Finanzierungsstreitigkeiten ins Stocken geraten ist, setzt Ketchum ein Signal in Richtung Chancengleichheit und Familienfreundlichkeit am Arbeitsplatz: Die Agentur führt die geschlechtsneutrale, voll bezahlte Elternzeit für alle Mitarbeitenden ein.
Das rot-weiß gestreifte Taschenbuch, in dem alle Bundestagsabgeordneten mit Bild und Biografie vorgestellt werden, hatten viele schon in der Hand. Der Verlag, der dieses Taschenbuch herausgibt, feiert in diesem Jahr ein besonderes Jubiläum. Vor 75 Jahren wurde die Neue Darmstädter Verlagsanstalt GmbH durch Adolf Holzapfel in Darmstadt gegründet und nahm am 16. Mai 1949 den Geschäftsbetrieb als Verlag auf.
Wigan Salazar ist Gast im Interview des Monats März im PR-JOURNAL-Podcast. Im Gespräch erklärt der CEO von MSL Germany, was das Mandat für das Essener Medienhaus Correctiv beinhaltet und wie es zu einer Dienstanweisung in Sachen AfD kam. Außerdem spricht er über den leichten Umsatzrückgang seiner Agentur, die im vergangenen Jahr dennoch zur Agentur des Jahres gekürt wurde. Schlaglichtartig haben wir hier einige prägnante Aussagen Salazars herausgestellt.
Unsere Vorstellung von Rechtsextremen beschränkt sich oft auf offensichtliche Verfassungsfeinde: Glatzen mit Springerstiefel oder „Ausländer raus“-Rufe. Keine Frage, diese Gruppen sind gefährlich. Deutlich unauffälliger, aber mindestens genauso gefährlich sind die Neuen Rechten. Für uns als Kommunikatorinnen und Kommunikatoren ist es wichtig, ihre Denkmuster und Strategien zu kennen, denn mit ihren Auftritten werden wir es vermehrt zu tun haben.
Zumeist werden an dieser Stelle brandaktuelle Bücher mit Bezug zu Unternehmenskommunikation, Kommunikationsmanagement, PR vorgestellt. Hin und wieder genehmigt sich der Rezensent aber einen Blick auf erstklassige Fachliteratur, deren Erscheinen schon ein paar Jahre zurück liegt. Anlass dieses Mal ist eine durchaus aktuelle Reihe des angesehenen Wirtschaftsbuch-Verlags Vahlen in München, der in einer eigenen Edition Management-Klassiker neu herausbringt.
Einen positiven Grundeindruck bei den Eurobest Awards 2023 hinterließ bereits die beeindruckende Zahl von über 160 Einreichungen bei PR – weit mehr als in einigen anderen Kategorien. Die Bedeutung von PR wird demnach mehr denn je als sehr hoch eingeschätzt. Selbst wenn die Beiträge bei Ausrichtung und Qualität extrem divers waren, habe ich als Juror einige Gesamteindrücke aus London mitgenommen:
Nachhaltigkeitskommunikation ist auf den Corporate Websites zentral positioniert. Immer mehr Unternehmen verknüpfen den Geschäftserfolg inhaltlich mit Nachhaltigkeitsmaßnahmen. Bedenklich ist aber die seit mehreren Jahren rückläufige Transparenz. Wichtige Kennzahlen verschwinden allmählich aus der Nachhaltigkeitskommunikation. Der neue CR Benchmark von NetFed zeigt die aktuellen Entwicklungen.
Die Deutsche Akademie für Public Relations (dapr) hat ihre 
Schon wieder droht eine ganze Branche im KI-Schlund zu verschwinden: erst waren es die Texter und Kreativen, jetzt sind es die Filmemacher. In der Tat: Was Open AI mit SORA auf unsere Wirklichkeit losgelassen hat, erscheint auf den ersten Blick atemberaubend. Zweifelsohne ist SORA ein Text-zu-Video-Tool der nächsten Generation. Aber erst die Kombination aus Technologie und der Marktmacht von OpenAI / Microsoft macht SORA zu einem Werkzeug, dass unsere Wirklichkeit beeinflussen wird. Aber schauen wir doch erstmal genauer hin...
Ihr kennt es: Ihr stolpert über einen Artikel, klickt ihn an, beginnt zu lesen. Sobald es spannend wird, ist Schluss. Eine Bezahlschranke, angelsächsisch „Paywall“, poppt auf. Von hier aus geht es nur mit einem langfristigen Vertrag weiter, it's Abo-Time: Rund 24,00 Euro kostet dieses digital bei der „Zeit“, 41,00 Euro bei der „FAZ“ und 43,00 Euro bei der „SZ“. Fixkosten, die ich meide. Ich finde Paywalls ätzend und wenig innovativ, sie verderben mir regelmäßig die Laune.
„Als ich bei Edelman eine Ausschreibung sah, die meine beruflichen Leidenschaften – Gesundheit und Kommunikation – vereint, war es wie ein ‚perfect match‘,“ erklärt Stella Henn heute. Bereits seit November 2022 ist sie bei Edelman Germany und beschäftigt sich mit Healthcare-PR und der Umsetzung von Multi-Channel Kommunikations-Strategien und -Kampagnen sowie deren Umsetzung. Nachfolgend stellt sie im Interview ihre Aufgaben und ihren Arbeitgeber vor.
Die Erstplatzierten des diesjährigen Franz-Bogner-Wissenschaftspreises für PR stehen fest: Es sind Johanna Wittner, Michael Rotschädl, Christoph Heshmatpour und Lukas Kalteis. Insgesamt wurden 33 wissenschaftliche Arbeiten aus dem Jahr 2023 in vier Kategorien eingereicht. Zehn Arbeiten erhielten bei der Verleihung am 22. April in Wien eine Auszeichnung. Das Preisgeld beträgt insgesamt 8.900,00 Euro.