Autorenbeitrag: Effektives Arbeiten in einer wachsenden Agentur
Sechs Tool-Tipps von BOHMerangPR
Als Jan-Gerrit Dickebohm (Foto) 2014 die Presseagentur BOHMerangPR in Oldenburg gründete, bestand sein Kundenstamm aus nationalen- und internationalen Softwareunternehmen. Das kleine Team konnte zunächst den Arbeitsaufwand zu zweit und manuell bewältigen. Allerdings stieg die Nachfrage auch aus anderen Branchen stetig. „Ich wollte meine Agentur voranbringen und habe daher den Sprung gewagt und Kunden aus anderen Sparten angenommen“, erklärt Dickebohm. „Das war die richtige Entscheidung. Eine Agentur muss sich weiterentwickeln, um wettbewerbsfähig zu bleiben.“
Die Rekrutierung neuer Mitarbeiter blieb nicht aus und während kreative Köpfe die treibende Kraft der Agentur darstellen, erhöht die Mitarbeiterzahl auch den Koordinationsaufwand und verlangt nach einer effektiven Arbeitsweise: „Auch mit einem größeren Team könnten wir die Ansprüche der unterschiedlichen Kunden nicht bedienen, wenn wir keine Tools verwenden würden“, so Dickebohm. „Das Angebot ist allerdings riesig und es gibt viele Tools, die überhaupt nicht benutzerfreundlich sind. Oftmals lohnt es sich, etwas mehr Geld in die Hand zu nehmen.“
Projektkoordination
Mehr Kunden, mehr Projekte, fehlender Durchblick - Durch den anwachsenden Kundenstamm kann es passieren, dass die Mitarbeiter die Übersicht über anfallende Aufgaben verlieren. „Manuell war es eine Katastrophe, alles beisammen zu halten und man war nie auf dem gleichen Stand – außer, man hält ständig Teammeetings ab. Und die sind zeitaufwändig“, erklärt Dickebohm. Das Projekttool Asana hat sich seit über einem Jahr in der Agentur bewährt. Webbasiert werden die Aufgaben der einzelnen Kunden übersichtlich dargestellt. Die Aufgaben können verschiedenen Teammitgliedern mit einer Beschreibung und Deadline zugewiesen werden. Dickebohm fügt hinzu: „Die Frage ‚Was steht als nächstes an‘ fällt fast gar nicht mehr, denn wir haben alle den Überblick über sämtliche Aufgaben.“
Recherche und Monitoring
Themenrecherche und Clippingsuche sind ein wiederkehrendes Thema jeder Agentur, egal welcher Größenordnung. „Gerade zu Beginn fehlt oftmals die Möglichkeit, einen großen Monitoring-Dienstleister zu engagieren. Für Online Clippings reicht die manuelle Recherche vielleicht, doch bei Print geht dann die Suche los“, weiß Dickebohm. Nicht jedes Medium teilt die Veröffentlichungen als PDF. Es kann vorkommen, dass ein Kunde in einem wichtigen Fachmagazin erwähnt wird und niemand es bemerkt. „Die Dunkelziffer ist leider oftmals enorm. Freianweisungen werden nicht mehr so gutmütig von den Medienhäusern erteilt wie noch vor zehn Jahren“, betont Dickebohm. Seit über zwei Jahren nutzt BOHMerangPR daher den digitalen Lesezirkel sharemagazines, der mit seinem Angebot einen Großteil der Medienlandschaft bereitstellt, der für die Agentur relevant ist. Jeder Mitarbeiter kann sich von seinem eigenen Smartphone aus unkompliziert die einzelnen Clippings zusammensuchen.
Wenn es um Medienvergleich und Reichweitenrecherche geht, verlässt sich die Agentur auf Similarweb. Während viele Medien mittlerweile ihre Mediadaten online zur Verfügung stellen, kann die Recherche, der Download und die persönliche Anfrage bei fehlenden Informationen das Zeitpensum sprengen. „Similarweb ist unkompliziert, schnell und jederzeit verfügbar“, fügt Dickebohm hinzu. „Die Daten geben uns einen Eindruck von dem, was die Onlinemedien zu bieten haben. Zusätzlich werden uns direkt vergleichbare Seiten für weitere Recherche angezeigt.“
Versand und Verwaltung
Das erste Tool, das BOHMerangPR schon seit Gründungstagen verwendet, ist CleverReach für den Versand von Pressemitteilungen. Dickebohm betont: „Besonders für den Start war eine Lösung dieser Art unerlässlich. Die Handhabung für den Versand ist zusätzlich extrem benutzerfreundlich.“ Das Tool bietet darüber hinaus auch detaillierten Einblick in Öffnungs-, Klick- und Bounceraten, die für einen effektiven Nachfass bei interessierten Redakteuren wertvoll sind. Mit wachsenden Ansprüchen der Kunden hat Dickebohm sich entschieden, einen neuen und den bis dato größten digitalen Dienstleister in den Workflow mit einzubeziehen: „Erst seit Kurzem benutzen wir den Monitoringdienstleister Cision, mit integrierter Datenbank, und erreichen damit Journalisten und Redakteure, die teilweise schwieriger greifbar sind. Wir sind gespannt, wie sich die Zusammenarbeit langfristig auf unsere Ergebnisse auswirkt“, erläutert Dickebohm.
Auch die Urlaubsverwaltung wird digital mit dem webbasierten Tool Vacationizr gelöst, wie Dickebohm aufzeigt: „Wenn Mitarbeiter Urlaub beantragen, bekomme ich eine E-Mail-Benachrichtigung. Niemand muss warten, bis ich im Büro bin, ich kann den Antrag auch unterwegs schnell bearbeiten. Das spart uns Zeit, Papier und bewahrt allen die Übersicht.“ Zusätzlich können sich Mitarbeiter über den Vacationizr auch krankmelden und Ihre ärztliche Bescheinigung hochladen.
Während alle genannten Tools ihren Beitrag leisten, das Alltagsgeschäft von BOHMerangPR zu vereinfachen, so bleibt eines unersetzlich – „Der Mensch hinter dem Tool ist das, was uns ausmacht. Der persönliche Kontakt zu Kunden und zu Redakteuren ist essentiell und nicht durch ein Tool ersetzbar“, schließt Dickebohm.
Über Jan-Gerrit Dickebohm:
Selbstständig, Artikel-Jäger und immer am PR-Ball. Seit 2014 wirft Jan-Gerrit Dickebohm mit seinem Agentur-Team den „PR-BOHMerang“ für nationale- und internationale Kunden, um ihn mit effektiv platzierten Artikeln wieder aufzufangen.
Julia Wehrs (Foto l.) und Marius Bienias (r., © Boldt) sind als Senior Consultants neue Mitglieder im Team der internationalen Kommunikationsberatung Boldt. Bienias ergänzt seit März das Team in Köln. Zuvor arbeitete er unter anderem als Senior Account Manager bei den Agenturen Team Lewis und Edelman. Wehrs unterstützt seit April den Bereich Corporate und Public Affairs in Berlin. Zuletzt war sie Account Managerin im Public Affairs-Team von BCW (Burson Cohn & Wolfe) Deutschland.
Die Targobank wird sich zukünftig in Kommunikationsfragen von newskontor beraten und unterstützen lassen. Die Bank, die zu den größten Kreditinstituten Deutschlands gehört, hat die in Düsseldorf beheimatete Agentur als neuen Partner an Bord geholt. Das Mandat umfasst neben der Beratung auch Corporate Communications und Contenterstellung. Die Zusammenarbeit hat im 1. Quartal 2024 begonnen.
Nach der Veröffentlichung des GWA Frühjahrsmonitor im März wurde nun das Ranking der Inhaber-geführten Agenturen veröffentlicht. Vorgelegt wurde es von der Arbeitsgemeinschaft Rankingliste „Horizont“, „w&v“, GWA. Sie ermittelte für die Top 50 der Inhaberagenturen ein durchschnittliches Wachstum von 5,7 Prozent für das Jahr 2023, das damit höher ausfällt als die für die GWA-Mitgliedsagenturen ermittelten 3,3 Prozent.
Nach einem schwierigen Jahr 2023 haben die 100 wertvollsten Unternehmen der Welt laut dem jährlichen „Global Top 100“-Ranking von PwC wieder ein neues Allzeithoch erreicht. Mit einer Gesamtmarktkapitalisierung von 39,9 Billionen US-Dollar zum 31. März 2024 übertrafen sie ihren bisherigen Spitzenwert aus dem Jahr 2022 von 35 Billionen US-Dollar. Deutschland landet im Länderranking auf Platz 13.
Wirtschaft und Gesellschaft stehen vor zahlreichen Transformationsprojekten: Energiewende, Mobilitätswende, Industrie-Umbau. Für den Erfolg sind Verständnis und Akzeptanz in der Bevölkerung entscheidend. Dafür bedarf es transparenter und professioneller Kommunikation auf Basis verbindlicher und nachvollziehbarer Qualitätskriterien und -standards. Die werden jetzt gemeinsam mit DPRG und GPRA erarbeitet.
Inmitten einer politischen Debatte über die Einführung bezahlter Elternzeit für frischgebackene Väter, die aufgrund von Finanzierungsstreitigkeiten ins Stocken geraten ist, setzt Ketchum ein Signal in Richtung Chancengleichheit und Familienfreundlichkeit am Arbeitsplatz: Die Agentur führt die geschlechtsneutrale, voll bezahlte Elternzeit für alle Mitarbeitenden ein.
Das rot-weiß gestreifte Taschenbuch, in dem alle Bundestagsabgeordneten mit Bild und Biografie vorgestellt werden, hatten viele schon in der Hand. Der Verlag, der dieses Taschenbuch herausgibt, feiert in diesem Jahr ein besonderes Jubiläum. Vor 75 Jahren wurde die Neue Darmstädter Verlagsanstalt GmbH durch Adolf Holzapfel in Darmstadt gegründet und nahm am 16. Mai 1949 den Geschäftsbetrieb als Verlag auf.
Wigan Salazar ist Gast im Interview des Monats März im PR-JOURNAL-Podcast. Im Gespräch erklärt der CEO von MSL Germany, was das Mandat für das Essener Medienhaus Correctiv beinhaltet und wie es zu einer Dienstanweisung in Sachen AfD kam. Außerdem spricht er über den leichten Umsatzrückgang seiner Agentur, die im vergangenen Jahr dennoch zur Agentur des Jahres gekürt wurde. Schlaglichtartig haben wir hier einige prägnante Aussagen Salazars herausgestellt.
Unsere Vorstellung von Rechtsextremen beschränkt sich oft auf offensichtliche Verfassungsfeinde: Glatzen mit Springerstiefel oder „Ausländer raus“-Rufe. Keine Frage, diese Gruppen sind gefährlich. Deutlich unauffälliger, aber mindestens genauso gefährlich sind die Neuen Rechten. Für uns als Kommunikatorinnen und Kommunikatoren ist es wichtig, ihre Denkmuster und Strategien zu kennen, denn mit ihren Auftritten werden wir es vermehrt zu tun haben.
Zumeist werden an dieser Stelle brandaktuelle Bücher mit Bezug zu Unternehmenskommunikation, Kommunikationsmanagement, PR vorgestellt. Hin und wieder genehmigt sich der Rezensent aber einen Blick auf erstklassige Fachliteratur, deren Erscheinen schon ein paar Jahre zurück liegt. Anlass dieses Mal ist eine durchaus aktuelle Reihe des angesehenen Wirtschaftsbuch-Verlags Vahlen in München, der in einer eigenen Edition Management-Klassiker neu herausbringt.
Einen positiven Grundeindruck bei den Eurobest Awards 2023 hinterließ bereits die beeindruckende Zahl von über 160 Einreichungen bei PR – weit mehr als in einigen anderen Kategorien. Die Bedeutung von PR wird demnach mehr denn je als sehr hoch eingeschätzt. Selbst wenn die Beiträge bei Ausrichtung und Qualität extrem divers waren, habe ich als Juror einige Gesamteindrücke aus London mitgenommen:
Nachhaltigkeitskommunikation ist auf den Corporate Websites zentral positioniert. Immer mehr Unternehmen verknüpfen den Geschäftserfolg inhaltlich mit Nachhaltigkeitsmaßnahmen. Bedenklich ist aber die seit mehreren Jahren rückläufige Transparenz. Wichtige Kennzahlen verschwinden allmählich aus der Nachhaltigkeitskommunikation. Der neue CR Benchmark von NetFed zeigt die aktuellen Entwicklungen.
Die Deutsche Akademie für Public Relations (dapr) hat ihre 
Schon wieder droht eine ganze Branche im KI-Schlund zu verschwinden: erst waren es die Texter und Kreativen, jetzt sind es die Filmemacher. In der Tat: Was Open AI mit SORA auf unsere Wirklichkeit losgelassen hat, erscheint auf den ersten Blick atemberaubend. Zweifelsohne ist SORA ein Text-zu-Video-Tool der nächsten Generation. Aber erst die Kombination aus Technologie und der Marktmacht von OpenAI / Microsoft macht SORA zu einem Werkzeug, dass unsere Wirklichkeit beeinflussen wird. Aber schauen wir doch erstmal genauer hin...
Ihr kennt es: Ihr stolpert über einen Artikel, klickt ihn an, beginnt zu lesen. Sobald es spannend wird, ist Schluss. Eine Bezahlschranke, angelsächsisch „Paywall“, poppt auf. Von hier aus geht es nur mit einem langfristigen Vertrag weiter, it's Abo-Time: Rund 24,00 Euro kostet dieses digital bei der „Zeit“, 41,00 Euro bei der „FAZ“ und 43,00 Euro bei der „SZ“. Fixkosten, die ich meide. Ich finde Paywalls ätzend und wenig innovativ, sie verderben mir regelmäßig die Laune.
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Die Erstplatzierten des diesjährigen Franz-Bogner-Wissenschaftspreises für PR stehen fest: Es sind Johanna Wittner, Michael Rotschädl, Christoph Heshmatpour und Lukas Kalteis. Insgesamt wurden 33 wissenschaftliche Arbeiten aus dem Jahr 2023 in vier Kategorien eingereicht. Zehn Arbeiten erhielten bei der Verleihung am 22. April in Wien eine Auszeichnung. Das Preisgeld beträgt insgesamt 8.900,00 Euro.