Die HQ-Software verspricht eine verbesserte Zeiterfassung.

Die Margenkalkulation ist in vielen Agenturen geprägt vom reinen Bauchgefühl. Wieviel Aufwand und Zeit in einen Kunden fließen oder ob man Potenziale ungenutzt lässt, ist schwer feststellbar. So auch bei der Offenbacher Kommunikationsagentur Möller Horcher. Um den Erfolg in Zahlen sichtbar zu machen, entschied man sich für die Einführung der Agentursoftware HQ. Am Ende des Beitrags sind fünf Gründe aufgeführt, warum Agenturen von einer speziellen Agentursoftware profitieren.

Seit 2000 auf die B2B-Kommunikation von IT-, Hightech und E-Commerce-Unternehmen spezialisiert, beschäftigt Möller Horcher rund 20 Mitarbeiter in Offenbach am Main und Freiberg bei Dresden. Als einer der wenigen deutschen Kommunikationsdienstleister bietet das Unternehmen erfolgsorientierte Honorarmodelle an. Den eigenen Erfolg zu messen, war bis Anfang 2016 jedoch nur sehr umständlich möglich. Die Agentur hat mit unzähligen Excel-Listen gearbeitet, die neben Umsätzen und Kosten auch das komplette Projektmanagement abgebildet haben.

Insbesondere Letzteres war mit der Zeit auf eine kaum überschaubare Größe gewachsen – zumal auch alle kaufmännischen Aspekte in den Listen oder in den Köpfen der Verantwortlichen – gespeichert waren. Dementsprechend herausfordernd war es zu überprüfen, welcher Kunde welchen Aufwand verursacht und ob die Preise richtig kalkuliert sind. Um sich nicht mehr auf das Bauchgefühl zu verlassen, sondern neben dem Controlling auch Prozesse, wie etwa die Neukundenakquise sowie das Lead-, Projekt- und Aufgabenmanagement, abzubilden und den Aufwand für Kundenprojekte exakt reporten zu können, suchte die Agentur nach einer Software. Neben klassischen, agenturspezifischen Funktionalitäten sollte sie ein Enterprise-Ressource-Planning (ERP) sowie unterschiedliche Buchhaltungsprozesse und Honorarmodelle abbilden, über eine Kundenkontakthistorie verfügen, browserbasiert und mobiloptimiert sein.

Ein steiniger Weg

Die Auswahl der Software war schwieriger als erwartet. Bereits 2012 hatte sich Möller Horcher für eine Lösung entschieden. Jedoch musste der Anbieter während des Projekts Insolvenz anmelden, sodass die Agentur das Thema zunächst auf Eis legte. Einen neuen Versuch startete das Unternehmen Anfang 2014 – ohne Erfolg. Daher entschied sich die Agentur, auf die professionelle Beratung von hm43 zurückzugreifen. Mitte 2015 konnte sich Möller Horcher für die passende Lösung entscheiden – der Beratungsdienstleister hatte im Vorfeld eine ausführliche Projektbeschreibung an verschiedene Anbieter geschickt. Letztlich fiel die Wahl auf HQLabs. Das Hamburger Unternehmen überzeugte im Pitch mit einfachen Antworten auf scheinbar unüberwindbare Probleme, wie etwa eine transparente Rechnungsstellung und ein effizientes Kundenmanagement, und dem starken Willen, gemeinsam an einer Lösung für die Anforderungen der Agentur zu arbeiten.

Straffer Zeitplan

„Ich hatte mir den Go-Live für den 1. Januar 2016 fest vorgenommen, was definitiv sehr sportlich war“, erinnert sich Marco Pfohl, Agenturleiter der Offenbacher Zentrale und zuständiger Projektleiter. Im Oktober 2015 hat die Agentur unzählige Basisdaten in das browserbasierte System eingepflegt – und dabei festgestellt, dass die Implementierung unterschiedlicher Module aufgrund der speziellen Anforderungen allein nicht genügt.

Für Aspekte wie das Account- und Projektmanagement sowie die wöchentliche Ressourcenplanung brauchte es eine individuelle Lösung. Bereits Anfang November hatte HQ das typische Möller Horcher-Branding. „Gemeinsam mit dem Test-Team von Möller Horcher, das aus je zwei Redakteuren, zwei Beratern und Teilen der Geschäftsleitung bestand, haben wir binnen kurzer Zeit alle Herausforderungen meistern können“, erklärt Tobias Hagenau, Gründer und Geschäftsführer von HQLabs. „Vom Pitch bis zur Einführung hat uns das HQ-Team immer das Gefühl gegeben, jederzeit erreichbar zu sein und für alle Probleme eine Lösung zu finden“, erklärt Pfohl. „Und so haben wir unser HQ tatsächlich am 1. Januar in Betrieb genommen.“

Genaues Controlling

Dank HQ gehört das Hantieren mit ungenauen, fehleranfälligen Excel-Listen der Vergangenheit an. Während zuvor nur schwer ersichtlich war, welchen Aufwand welcher Kunde verursacht, kann Möller Horcher das heute genau analysieren und entsprechend kalkulieren. „Wir haben bereits viele Prozesse optimiert“, erklärt Pfohl. Das Wissen über den Umsatz aller Projekte ermöglicht, genauere Forecasts zu erstellen und bei Bedarf mit einer verstärkten Neukundenakquise zu reagieren, falls die tatsächlichen Zahlen von der Umsatzprognose abweichen. Zudem kann die Agentur neben Buchhaltungs- und Agenturprozessen auch den gesamten Akquiseprozess abbilden – vom Neukundentermin bis hin zum erfolgreichen Geschäftsabschluss. Vom Erfolg beflügelt, wollen beide Unternehmen die Zusammenarbeit in Zukunft intensivieren.

Fünf Gründe, warum Agenturen von einer Agentursoftware profitieren

  1. Genaue, projektorientierte Zeiterfassung
    Bezüglich der Margenkalkulation handeln viele Agenturen nach ihrem Bauchgefühl. Die ungenaue Zeiterfassung erfolgt oftmals in Excel. Wie lange man für einen Kunden arbeitet, lässt sich nur mit einer Agentursoftware erfassen.
  2. Preiskalkulation
    Sobald Agenturen den Aufwand pro Kunde exakt ermitteln können, ist die Preiskalkulation gegebenenfalls zu überarbeiten. War die Aufwandseinschätzung bisher spekulativ, erreichen Agenturen mit einer Software die nötige Genauigkeit.
  3. Umsatz-Controlling
    Welches Projekt bringt welchen Umsatz? In einer Excel-Liste verliert man schnell den Überblick. Eine Agentursoftware zeigt den erwirtschafteten Umsatz je Kunde an.
  4. Vorhandene Personal-Ressourcen ausschöpfen
    Sind die Projektdaten in Excel-Listen hinterlegt, ist eine zuverlässige Mitarbeiterplanung nur schwer umsetzbar. Eine Agentursoftware erlaubt, die Auslastung jedes Mitarbeiters genau einzusehen. Sind alle ausgelastet und es kommen neue Kunden hinzu, braucht es zusätzliches Personal.
  5. (Einspar-)Potenziale erkennen
    Wenn Umsätze, Kosten und Ausgaben mit wenigen Klicks abrufbar sind, ist schnell feststellbar, wo es noch Potenziale gibt: Sind die Preislisten anzupassen, lässt sich bei Büromaterialien sparen oder benötigen interne Projekte zu viel Zeit? Nur durch ein softwaregestütztes Controlling können Agenturen Potenziale voll ausschöpfen.

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