Hat die Umfrage vorangetrieben, um Zeitkiller in Agenturen zu ermitteln: Amon Menzel, Marketing Manager von Teamleader.

Je digitaler der Arbeitsalltag in PR-Agenturen wird, desto mehr entwickelt sich schlechte Software zu einem Zeitfresser: Mehr als sechs Stunden pro Arbeitswoche verliert jeder Mitarbeiter in Agenturen mit bis zu 100 Angestellten, weil Technik mangelhaft ist oder fehlt. Das ergibt eine repräsentative Umfrage unter 1.000 Angestellten in deutschen Unternehmen, darunter 166 aus Agenturen, die das Unternehmen Teamleader, Anbieter einer Cloud-basierten CRM-, Projekt- und Office-Management-Suite, kürzlich durchgeführt hat.

Routinearbeiten fressen die meiste Zeit

Der Arbeitsalltag in Agenturen ist stressig und Overservice der Horror für Agenturleiter: Über 40 Prozent der Angestellten arbeiten mehr als 40 Stunden pro Woche, fast zwei Drittel wünschen sich eine bessere Work-Life-Balance. Ebenfalls knapp zwei Drittel sagen auch, dass ihre Agentur in bestimmte Aufgaben zu viel Zeit investieren muss. Doch wo gibt es den größten Optimierungsbedarf? Bemerkenswerterweise sind es gerade Routineaufgaben, die Zeit fressen: Bei der Abstimmung von Angeboten, Konzepten oder Verträgen etwa sehen 32 Prozent ein bis zwei Stunden Einsparpotenzial pro Woche, 31 Prozent sogar drei bis fünf Stunden. Weiteres Optimierungspotenzial sehen die Befragten beim Terminmanagement, bei der Zeiterfassung und beim Dateimanagement.

Schritt für Schritt zu mehr Effizienz

Am meisten Potenzial für Effizienzsteigerungen bergen repetitive Aufgaben. Diese lassen sich oftmals problemlos automatisieren und hier Overservice abbauen – die richtige Software vorausgesetzt. Mehr als ein Drittel der Belegschaft (39 Prozent) verbringt ein bis zwei Stunden pro Woche damit, Aufgaben manuell zu erledigen, für die es technische Lösungen gäbe. Aber auch dort, wo Algorithmen dem Menschen nicht alle Arbeit abnehmen können, hilft bessere Technik: So könnten Agenturen bis zu eine Stunde pro Woche und Mitarbeiter einsparen, indem sie Lösungen auch mobil bereitstellen. Effizientes Arbeiten ist dann nicht mehr nur am Schreibtisch möglich, sondern überall. Defizite hat die in Agenturen eingesetzte Software oftmals auch in Sachen Nutzerfreundlichkeit, hier geht im Schnitt mehr als eine Stunde verloren. Außerdem kosten fehlende Schnittstellen zwischen Anwendungen viel Zeit – etwa wenn Daten von Hand von einem Programm in ein anderes kopiert werden müssen.

Cloud-Anwendungen auf dem Vormarsch

Darüber hinaus geht aus der Studie hervor, dass Cloud-Anwendungen auch in Agenturen die Zukunft gehört. Sie ermöglichen zum einen, kollaborativ zu arbeiten und jederzeit mit unterschiedlichen Endgeräten auf sie zuzugreifen – entscheidende Vorteile im hektischen Agenturalltag. Zum anderen zeigen die Erfahrungen der befragten Agenturleute, dass Cloud-Anwendungen tendenziell weniger anfällig für Fehler sind: Zwar berichten 40 Prozent, dass sie einmal täglich oder öfter Probleme mit cloud-basierter Software haben – lokale Anwendungen bergen aber ein noch höheres Frustrationspotenzial, fast die Hälfte der Befragten meldet hier derart häufige Schwierigkeiten. Ein weiterer Vorteil von Cloud-Anwendungen ist, dass sie stets in der neuesten Version zur Verfügung stehen und nicht lokal upgedatet werden müssen. Agenturleute sind überzeugt, dass sie durchschnittlich eine Stunde und 14 Minute pro Woche einsparen könnten, wenn sie sich nicht mehr selbst um Updates ihrer Software kümmern müssten.

Fazit

Bis zu einem halben Tag pro Mitarbeiter oder auch viel Geld – hochgerechnet auf die gesamte Belegschaft – verlieren Agenturen Woche für Woche durch schlechte oder fehlende Software. Die Kosten-Nutzen-Rechnung für Investitionen in entsprechende Technologien, wie sie auch Teamleader anbietet, fällt deshalb in der Regel günstiger aus. Gerade in Bereichen, in denen der Untersuchung zufolge die meiste Zeit verloren geht, sollten Agenturen aktiv werden und etwa das Projekt- und Rechnungsmanagement professionalisieren oder ihren Mitarbeitern eine effizientere Kommunikationsplattform bieten. Das Ziel muss lauten, den Arbeitsalltag so effizient und stressfrei wie möglich zu gestalten – denn nur so können Agenturen die Personalkosten im Zaum halten und Mitarbeiter gleichzeitig eine angemessene Work-Life-Balance wahren.

Über Teamleader: Teamleader bietet Mittelständlern eine modular aufgebaute, Cloud-basierte Software-Suite, mit der sich typische Alltagsaufgaben optimieren lassen. Die Suite umfasst CRM und Lead Management, Rechnungsmanagement, Angebots- und Vertragsmanagement, Kalender und Zeiterfassung, VoIP für direkte Telefonate, ein Support-Modul und eine mobile App mit vielen Funktionen. Sie lässt sich zudem über den Teamleader Marketplace um eine Vielzahl von Funktionen erweitern. Weitere Informationen finden sich hier.


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