Und hier nun unsere zweite Checkliste - wir wollen damit helfen, dass Ihre Presseaerbeit professioneller wird und von den (Online-)Medien anerkannt und genutzt wird. Und auch hier gilt: Wenn noch was fehlt, her damit. Auch wenn Sie anderer Meinung sind oder Anmerkungen haben - Kommunikation lebt vom Dialog.

01. Klären Sie im Vorfeld ab, wie, in welchem Format und an welche Adresse der Empfänger künftig seine Presseinformationen erhalten will (auch damit er sie nur 1 x erhält).

02. Gehen Sie sorgfältig mit den Adressen der Journalisten um. Und berücksichtigen es Sie auch sofort, wenn sich ein Medienvertreter aus Ihrem Verteiler streichen lassen will.

03. Schreiben Sie eine aussagekräftige Betreffzeile. Denn oftmals sieht der Journalist nur diese in seinem Postfach (seiner E-Mail-Eingangsliste). Ausserdem will er schließlich sofort wissen, um was es sich handelt und ob es für ihn wichtig ist - und sich nicht erst durch Ihren Text lesen müssen. Und Journalisten müssen schnell entscheiden...

04. Packen Sie Ihre Verteilerliste nicht in CC sondern in BCC. Schließlich braucht Ihren Verteiler keiner zu sehen.

05. Nehmen Sie immer Ihre eigene E-Mail-Adresse als Kontrolladresse mit in den Verteiler hinein. Damit sehen Sie, wie und wann die Mail ankommt.

06. Versenden Sie Pressemitteilungen immer über dieselbe E-Mail-Adresse. Diese sollte somit dem Journalisten bekannt werden und die Mail landet nicht mehr im Filter für unbekannte Absender.

07. Denn auch der Absender ist zur Erkennung und Einordnung wichtig. Also nicht nur Karin Bauer (die wahrscheinlich niemand kennt). Besser ist Karin  Bauer, Presse XYZ oder nur Presse ABC.

08. Versenden Sie kein formloses, belangloses Anschreiben nur mit dem Hinweis, dass eine Pressemeldung beigefügt ist. Schreiben Sie besser sofort, was der Journalist thematisch zu erwarten hat.

09. Setzen Sie Ihre Meldung möglichst im Plain-Text-Format in die Mail. Vermeiden Sie Word- oder PDF-Anhänge, wegen der Gefahr der Makroviren (wird deshalb auch von vielen Medien-Firewalls abgeblockt). Besser: Text am Ende mit Links zu weiteren Text- und Bild-Materialen ergänzen.

10. Ganz wichtig: Hängen Sie keine hochaufgelösten Bilddateien an. Die bessere Lösung: Download-Möglichkeit im Pressecenter der Agentur oder des Unternehmens anbieten und vom Pressetext einen Link genau auf diese Bildauswahl setzen. Auf diese Weise können Sie auch mehrere Bilder anbieten.

11. Berücksichtigen Sie unbedingt: Meldungen werden von normalen Printmedien ab 1 Mb, bei Rundfunkmedien ab 5 Mb von den Firewalls abgeblockt - und Sie merken es nicht, weil die Mailadresse ja stimmt (Sie erhalten keine Mail delivery-Meldung zurück) Daher: Text möglichst klein halten und mit Links zu weiteren Dokumenten sowie Bildern und Grafiken anreichern.

12. Große Datein sind noch immer nervend. Meist nicht mehr beim Desktop-Empfang, da gibt es inzwischend ausreichend schnelle Verbindungen (auch wenn die freien Journalisten auf dem Lande weiterhin benachteiligt sind). Aber viele Journalisten empfangen ihre Informationen inzwischen mobil per Smartphone oder Tablet-PC. Und dank dem schlechten Service der Telekom-Unternehmen und nicht überall verfügbarem WLAN, dauern dann die Übertragungen ewig (wenn man sie nicht frustiert abbricht).

13. Kommen Sie schnell auf den Punkt, schreiben Sie kurz, knapp und kompakt, und vermeiden Sie dabei Schachtelsätze und Substantivierung.

14. Verzichten Sie möglichst auf einen übermäßigen Einsatz von Fremd- und Fachwörtern (oder verlinken Sie diese).

15. Verlinken Sie innerhalb des Textes zu weiteren Informationsquellen. Lyrik hat weder im Text noch im Anschreiben etwas zu suchen. Auch anscheinend "knackige" Überschriften kommen schlecht an.

16. Vermeiden Sie werbliche Sprache. Auch Begriffe wie innovativ, professionell, interessant, effizient oder kompetent haben in einer Pressemitteilung nichts zu suchen. Von diesen Eigenschaften gehen die Medienvertreter bereits aus, wenn sie Ihre "professionellen" Presse-Informationen erhalten.

17. Und: Was soll der Hinweis für ein Belegexemplar? Wie soll das bei Online-Medien funktionieren? Auch bei Print ist dies ein alter unnötiger Zopf. Belegsammeln ist Sache des Auftraggebers/der Pressestelle/der Agentur.

18. Und verzichten Sie auch auf Hinweise, dass der Abdruck honorarfrei ist. Dass ihm zugesandte Pressetexte und Bilder honorarfrei sind, davon geht der Journalist aus. Außer es ist bei Fotos, Grafiken und Fachartikeln extra vermerkt.

19. Schalten Sie die bei Outlook programmierbare automatische Rücksendung einer "Empfangsbestätigung" aus. Sie ist - auch für Journalisten - lästig und gibt ein unprofessionelles Bild ab.

20. Berücksichtigen Sie auch die Regeln für eine professionelle klassische "normale" Pressearbeit, die wir am 6. Juni publiziert haben. Denn selbstverständlich gelten auch diese Regeln für die Online-Pressearbeit.

21. Besonders bei der Verteilererstellung ist auf Professionalität und zielgruppen- sowie themengerechte Empfängerlisten zu achten. Nicht nur weil der E-Mail-Versand praktisch nichts kostet gilt auch hier: weniger ist manchmel mehr (und besser). Und es gibt professionelle Dienstleister.

Siegburg, den 12. Juni 2012
gez.: Gerhard A. Pfeffer, Siegburg, Chefredakteur „PR-Journal“

- und danke an Dominik Ruisinger, Berlin fürs Gegenlesen, Korrigieren und Ergänzen.

Kommentare

 
#2 Barbara Noyer 2013-11-22 10:29
22. Achten Sie auf Orthographie und Grammatik ...
 
 
#1 A. Witsch 2012-06-19 08:57
Vielen Dank für die gute Zusammenfassung - sehr hilfreich! Zu Punkt 18: Das Hamburger Abendblatt fordert die Formulierung ein. Und jetzt kommt's: Anscheinend unterstellt man seinen Mitarbeitern, dass sie eingesandte Bilder als eigene Bilder verkaufen. Erschütternd, selbst wenn es so wäre. Ich kenne keinen Kollegen der Regionalausgabe n, der es nicht verdienen würde etwas mehr zu verdienen. Beste Grüße A.Witsch
 

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